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La gestione della comunicazione di progetto

Gestione della comunicazione di progetto. Una riunione in ufficio

La comunicazione di progetto

Lo scopo della gestione della comunicazione di progetto è quello di consentire interazioni efficaci con gli stakeholder e di contribuire al successo della realizzazione dei deliverable, degli output, degli outcome e conseguentemente dei benefici attesi.

L’errata gestione delle comunicazioni verso gli stakeholder di progetto è uno dei principali motivi che causano la trasgressione dei vincoli o addirittura il fallimento dei progetti.

Un project manager deve conoscere l’importanza delle comunicazioni, conoscere le modalità per una corretta gestione delle comunicazioni, nonché possedere le opportune soft skill che rientrano nell’area della comunicazione.

Gli approcci ed i metodi di comunicazione scelti devono essere pianificati e documentati e le attività di comunicazione pianificate devono essere svolte in base alle esigenze di informazione degli stakeholder.

La gestione delle comunicazioni 

La gestione delle comunicazioni include le attività necessarie per garantire che le esigenze di informazione degli stakeholder siano soddisfatte attraverso lo sviluppo di elaborati e l’implementazione di attività pianificate per raggiungere un efficace scambio di informazioni.

La gestione della comunicazione ha come obiettivo la gestione delle relazioni con gli stakeholder ed include lo sviluppo di strategie e piani per realizzare elaborati ed attività di comunicazione appropriate per i diversi stakeholder e l’applicazione di competenze per potenziare l’efficacia delle comunicazioni.

Nell’ambito dei progetti, i messaggi scambiati costituiscono le comunicazioni di progetto.

Una comunicazione di successo è costituita da due parti:

  • lo sviluppo di una strategia di comunicazione adeguata basata sulle esigenze del progetto e degli stakeholder. Da tale strategia viene sviluppato un piano di gestione delle comunicazioni per garantire che vengano comunicati agli stakeholder i messaggi appropriati in vari formati e con i diversi mezzi definiti nella strategia di comunicazione;
  • le comunicazioni di progetto vere e proprie, costituite da quei messaggi che sono il risultato del processo di pianificazione, definiti nel piano di gestione delle comunicazioni, che definisce la raccolta, la creazione, la diffusione, l’archiviazione, il recupero, la gestione, il monitoraggio e il trattamento finale di tali elaborati di comunicazione.

La comunicazione

L’etimologia della parola “comunicazione” deriva dal latino: communicare, mettere in comune, derivato di commune, “che compie il suo dovere con gli altri”, composto di cum “insieme” e munis “ufficio”, “incarico”, “dovere”, “funzione”.

Essendo gli stakeholder coloro con verso i quali deve essere realizzata questa condivisione, la gestione degli stakeholder è strettamente collegata alla comunicazione e, viceversa, è la comunicazione stessa a condividere informazioni da e verso gli stakeholder.

La comunicazione rappresenta lo scambio di informazioni, intenzionale o involontario, che possono essere scambiate sotto forma di idee, istruzioni o emozioni.

Ci sono diversi meccanismi in base ai quali le informazioni sono scambiate: forma scritta (fisica, elettronica), forma verbale (di persona, a distanza), gestuale, formale, informale, utilizzo di termini, ecc.

La comunicazione sviluppa le relazioni necessarie per il successo dei progetti.

Una comunicazione, per essere efficace ed efficiente, deve essere organica, chiara, concisa e caratterizzata da parole che, se scelte nel modo opportuno, producono un maggiore effetto.

Nell’ambito della gestione progetti, le comunicazioni si riferiscono non solamente allo scambio di informazioni relative all’andamento del progetto, ma anche alla gestione dei documenti, alla raccolta delle lesson learned, all’utilizzo di tecniche di comunicazione, alla corretta gestione dei dati e delle informazioni ed alla corretta gestione degli stakeholder.

I metodi di comunicazione

Le logiche che verranno utilizzate per gestire le comunicazioni in un progetto non possono essere improvvisate e devono essere pianificate prima che il progetto parta in modo da fornire un preciso punto di riferimento alle persone nello svolgimento del loro lavoro.

I metodi di comunicazione devono essere selezionati in base a:

  • le specifiche esigenze degli stakeholder;
  • il tipo di progetto da realizzare;
  • il tipo di informazione da distribuire;
  • i requisiti per facilitarne la comprensione e la condivisione;
  • le tempistiche della comunicazione in relazione alle tempistiche di progetto;
  • il contesto organizzativo e le politiche aziendali in materia di comunicazione;
  • la disponibilità di strumenti software e di comunicazione;
  • l’importanza del progetto e l’impatto sugli obiettivi aziendali.

Le attività di comunicazione 

Un tema chiave alla base della corretta gestione delle comunicazioni riguarda la raccolta e distribuzione delle informazioni di progetto, relative alle performance, alle previsioni di fine, alle modifiche attuate al prodotto ed al progetto, alle lesson learned, alle analisi effettuate dal team ed alle conseguenti decisioni prese.

Queste attività possono essere effettuate tramite:

  • riunioni, che rappresentano un elemento fondamentale per lo scambio di informazioni, nonché per prendere decisioni strategiche ed operative e per consentire di gestire correttamente il progetto;
  • report, che rappresentano strumenti comunicativi in grado di veicolare, formalizzare e rappresentare in modo chiaro e sintetico le informazioni sullo stato del progetto, in modo da mettere il ricevente nelle condizioni di prendere decisioni consapevoli per mantenere il progetto in linea con gli obiettivi (vedi gruppo di pratiche reportistica);
  • la distribuzione delle informazioni, cioè la modalità attraverso cui vengono distribuite le informazioni affinché possano arrivare in maniera efficace ed efficiente ai destinatari.

Modalità di comunicazione 

Il project manager ha la possibilità di utilizzare una vasta gamma di tipologie di modalità di comunicazione all’interno del progetto: riunioni del team, colloqui individuali, incontri con gli stakeholder, videoconferenze, telefonate, email, note scritte, sito intranet del progetto, forum di progetto, chat di progetto, conferenze, ecc.

È comunque importante che rimanga traccia di quanto comunicato e delle azioni che ne derivano, anche quando si tratta di comunicazioni verbali ed informali; svolgere incontri periodici senza verbalizzarne i contenuti finisce per ottenere effetti deresponsabilizzanti; concludere una riunione senza formalizzare le decisioni prese e le azioni di follow-up, non consente di verificare in seguito l’effettiva implementazione di quanto deciso.

I Canali di comunicazione

Il numero dei canali di comunicazione può essere considerato come indicatore della complessità delle comunicazioni ed in generale del progetto.

Il numero totale dei potenziali canali di comunicazione CC può essere calcolato utilizzando la formula di Thelen: CC=  (n(n-1))/2, dove n rappresenta il numero degli stakeholder di progetto.

Pratiche di gestione della comunicazione di progetto

Per gestire le comunicazioni di progetto, sono previste alcune pratiche raccolte nell’ambito del gruppo gestione delle comunicazioni:

Pianificare le comunicazioni

La pratica pianificare le comunicazioni consente di realizzare un piano delle comunicazioni basato sulle esigenze degli stakeholder.

Le comunicazioni devono essere pianificate per soddisfare le esigenze e le aspettative degli stakeholder e includere meccanismi di feedback e misure di efficacia.

L’analisi dei requisiti di comunicazione 

L’analisi dei requisiti di comunicazione determina le esigenze di informazione degli stakeholder di progetto.

Le comunicazioni devono concentrarsi sul supporto agli obiettivi di progetto aumentando la comprensione e la cooperazione tra gli stakeholder, fornendo informazioni tempestive, accurate e imparziali e progettando la comunicazione per ridurre al minimo il rischio che il progetto venga influenzato in modo negativo da incomprensioni o problemi che restano sconosciuti o irrisolti.

Fattori rilevanti 

Fattori come stakeholder geograficamente dispersi, lingue, culture e appartenenze ad organizzazioni specifiche, devono essere considerati insieme ai mezzi di comunicazione appropriati da utilizzare.

Tali fattori possono influenzare in modo significativo il modo in cui la comunicazione deve essere gestita.

Pianificare le comunicazioni è un processo di sviluppo di un approccio e di un piano appropriati per le attività di comunicazione di progetto in base alle esigenze informative di ogni stakeholder o gruppo, agli asset disponibili nell’organizzazione ed alle esigenze del progetto.

Sebbene i progetti abbiano bisogno di comunicare le informazioni di progetto, le necessità di informazioni e i metodi di distribuzione variano sensibilmente in relazione al contesto ed agli stakeholder.

Diagramma di flusso dei dati della comunicazione

È inoltre possibile definire e documentare l’approccio per gestire il coinvolgimento efficace ed efficiente degli stakeholder, tramite l’utilizzo di un diagramma di flusso dei dati del processo di comunicazione.

Tale approccio sarà definito in un piano di gestione delle comunicazioni, il cui scopo è assicurare che i vari stakeholder ricevano le informazioni giuste al momento giusto, in particolare per quanto riguarda l’andamento del progetto, al fine di prendere le decisioni più opportune.

Per ottenere questo risultato è necessario che si effettui un’attenta analisi delle esigenze comunicative degli stakeholder in base alla quale definire tutti gli aspetti necessari ad effettuare un’attenta distribuzione delle comunicazioni.

Requisiti da tenere in considerazione

Per definire correttamente tutti gli aspetti connessi alle comunicazioni di progetto, è necessario tenere in considerazione:

  • strategia di comunicazione generale da adottare nel progetto;
  • la tipologia di informazioni da distribuire;
  • i requisiti richiesti per consentirne una corretta comprensione;
  • le tempistiche da rispettare considerando anche i feedback;
  • le politiche organizzative per la gestione delle comunicazioni e eventuale presenza di template;
  • la tecnologia comunicativa disponibile e la sua conoscenza da parte degli stakeholder;
  • l’importanza strategica del progetto ed il suo impatto organizzativo;
  • esigenze degli stakeholder riguardo la comunicazione di progetto individuate durante la valutazione ed analisi degli stakeholder;
  • procedure per la gestione delle escalation.

Gli strumenti della comunicazione di progetto

Le comunicazioni di progetto potranno essere distribuite attraverso un ampio ventaglio di strumenti, tra cui:

  • riunioni in presenza;
  • riunioni virtuali;
  • colloqui individuali formali/informali;
  • colloqui telefonici;
  • email;
  • note scritte;
  • presentazioni/webinar;
  • sito web di progetto.

La scelta dello strumento da utilizzare deve essere effettuata in accordo con le esigenze dello stakeholder destinatario della comunicazione, in accordo con il contesto del progetto.

Ogni strumento di comunicazione presentano vantaggi e svantaggi ed è opportuno cercare di utilizzare nell’ambito della gestione di un progetto il giusto mix di modalità formali e informali, individuali e di gruppo. 

È comunque sempre importante, indipendentemente dalla modalità scelta, individuare il modo per tenere traccia di ogni comunicazione svolta e delle conseguenti scelte o azioni.

Oltre allo strumento sarà necessario definire la corretta frequenza in cui svolgere le diverse attività comunicative. Per ottimizzare la frequenza sarà importante tenere in considerazione quanto definito durante l’analisi degli stakeholder ed in particolare il loro livello di interesse verso il progetto a cui deve corrispondere un relativo livello di frequenza.

Lo stesso vale per il grado di dettaglio che dovrà essere utilizzato in ogni comunicazione per analizzare e descrivere le informazioni che devono essere trasmesse.

È quindi necessario che le comunicazioni di progetto vengano pianificate e definite in piano di gestione delle comunicazioni, al cui interno sono definiti:

  • tipologia comunicazione/evento;
  • obiettivo;
  • strumento;
  • frequenza;
  • stakeholder destinatari;
  • responsabile;
  • deliverable;

Il Piano di gestione della Comunicazione di progetto è parte del piano di project management

Nel piano di gestione delle comunicazioni potranno essere presenti le seguenti informazioni:

  • esigenze degli stakeholder riguardo la comunicazione di progetto;
  • informazioni da comunicare;
  • strumento o metodo comunicativo;
  • grado di dettaglio delle comunicazioni;
  • utilizzo di eventuali template;
  • finalità per la distribuzione delle informazioni (ad esempio, condividere informazioni, prendere decisioni);
  • tempistiche e frequenza delle comunicazioni;
  • responsabilità per la comunicazione delle informazioni;
  • responsabilità nel trattamento di informazioni riservate;
  • tempi e responsabilità per eventuali escalation delle problematiche che devono essere risolte a un livello superiore;
  • diagrammi che rappresentano i flussi di informazioni nel progetto, compresi i flussi di lavoro con la sequenza di autorizzazione, reporting, piani di incontro, ecc.;
  • vincoli di comunicazione esistenti (leggi, normative, politiche e regolamenti in vigore).

Durante questo processo occorre inoltre prendere in considerazione e documentare i metodi di archiviazione, recupero e trattamento finale delle informazioni di progetto.

Tale pratica dovrebbe cominciare appena possibile nel corso della gestione del progetto, a seguito della individuazione e analisi degli stakeholder, e dovrebbe richiedere revisioni ed aggiornamenti regolari secondo necessità, al fine di assicurare un’efficacia continua durante tutto il ciclo di vita del progetto.

La gestione delle comunicazioni deve consentire flessibilità nelle attività di comunicazione, permettendo modifiche dei metodi e delle tecniche per adeguarsi alle mutevoli esigenze degli stakeholder e del progetto.

La strategia di comunicazione

La gestione delle comunicazioni si attua mettendo in pratica la strategia di comunicazione definita nel piano di gestione delle comunicazioni, in un piano delle comunicazioni che consente un flusso efficiente ed efficace delle informazioni tra il gruppo di progetto e gli stakeholder.

Il piano delle comunicazioni definisce i requisiti delle informazioni e nel corso del progetto dovrebbe risultare facilmente accessibile da parte degli stakeholder interessati.

Partendo dalle risultanze dell’analisi degli stakeholder nel quale è stato personalizzato l’approccio comunicativo da utilizzare per ogni stakeholder, occorre definire tutti gli elementi contenuti nel piano di gestione delle comunicazioni in cui deve essere presente ogni elemento ritenuto utile in funzione delle esigenze del progetto.

Elementi del piano di comunicazione di progetto

Il piano delle comunicazioni, che può essere realizzato per stakeholder o per eventi, parte dalle risultanze dell’analisi degli stakeholder, in modo da poter individuare i seguenti elementi:

  • strumento/tecnologia;
  • metodo;
  • grado di dettaglio;
  • frequenza;
  • deliverable;
  • responsabile;
  • evento;
  • partecipanti

Il grado di dettaglio con cui sviluppare il piano delle comunicazioni dipende dalle dimensioni del progetto , dalla sua complessità  e dal numero e ruolo degli stakeholder .

A tal fine può essere utile predisporre i flussi di tali comunicazioni in modo da evidenziare i soggetti coinvolti, i passaggi ed i criteri di distribuzione delle informazioni.

La scelta del metodo e dello strumento più adatto deve essere effettuata in base ai destinatari delle informazioni, l’ambiente organizzativo, le politiche aziendali, la disponibilità di strumenti software, le dimensioni del progetto, ma soprattutto in base alle esigenze dei singoli stakeholder.

Distribuire le comunicazioni

La pratica distribuire le comunicazioni consente di distribuire le comunicazioni utilizzando gli strumenti, le modalità e le tempistiche concordate in risposta alle esigenze ed alle aspettative degli stakeholder.

Monitorare l’impatto delle comunicazioni

La pratica monitorare l’impatto delle comunicazioni consente di monitorare e valutare l’impatto delle comunicazioni sugli stakeholder e se necessario gestirlo.

Il piano delle comunicazioni deve essere adeguato a consentire di ottenere deliverable, output ed outcome di successo.

Il monitoraggio delle comunicazioni deve concentrarsi sull’aumentare la comprensione e la cooperazione tra gli stakeholder, sul fornire informazioni tempestive, accurate ed imparziali e sul risolvere i problemi di comunicazione per ridurre al minimo il rischio generale del progetto.

Le pratiche di gestione della reportistica 

 

Strettamente legate alle pratiche di gestione della comunicazione, vi sono le pratiche di gestione della reportistica.

Il gruppo di pratiche reportistica ha lo scopo di descrivere lo stato attuale, le previsioni e l’analisi del progetto.

Durante il progetto, la reportistica viene predisposta, monitorata ed adattata per mantenere l’allineamento con le esigenze ed i requisiti dei destinatari delle comunicazioni.

Per distinguere la reportistica dalle comunicazioni di progetto possiamo affermare che:

  • la reportistica si concentra sulla descrizione dello stato, sull’analisi degli scostamenti e sulle previsioni delle prestazioni future per il progetto;
  • la comunicazione si concentra sul soddisfare le esigenze informative degli stakeholder per consentire interazioni che siano efficaci e contribuiscano al successo della consegna dei deliverable, output ed outcome del progetto.

Per gestire la reportistica di progetto, sono previste alcune pratiche raccolte nell’ambito del gruppo reportistica:

Pianificare la reportistica

La pratica di pianificare la reportistica consente di effettuare la pianificazione in riferimento alla governance di progetto ed è solitamente necessaria per informare le persone che lavorano a diversi livelli dell’organizzazione del progetto, circa lo stato del lavoro in riferimento alle loro responsabilità.

Devono essere definite le esigenze di reportistica, inclusi il contenuto, l’autore, i destinatari, la frequenza, la riservatezza ed il formato di ogni report necessario.

Gestire la reportistica

La pratica gestire la reportistica deve consentire di concentrarsi sulla conferma che le informazioni appropriate ed affidabili vengano trasmesse da un livello all’altro dell’organizzazione del progetto.

Nella reportistica sono inclusi le seguenti tipologie di report:

  • dai work package leader al project manager, contenenti report sullo stato di avanzamento, sulle decisioni e sulle indicazioni richieste e sulle problematiche relative al team;
  • dal project manager allo sponsor ed al board di progetto, sullo stato, sui rischi e sulle questioni del progetto;
  • dallo sponsor agli stakeholder chiave con riferimento agli interessi di tale stakeholder nel progetto.

Consegnare i report

Tale pratica deve consentire di consegnare i report in modo tempestivo in conformità con l’approccio di gestione definito per il progetto relativamente alla reportistica.

Gestione delle informazioni e della documentazione

Strettamente legate alle pratiche di gestione della comunicazione, vi sono le pratiche di gestione delle informazioni e della documentazione.

Lo scopo del gruppo di pratiche di gestione delle informazioni e della documentazione è di rendere disponibili informazioni pertinenti ed affidabili (fisiche e digitali) a coloro che intraprendono il lavoro e prendono decisioni.

La gestione delle informazioni e della documentazione comprende la raccolta, l’archiviazione, l’analisi, la distribuzione e la conservazione in modo sicuro e tempestivo di informazioni accurate, necessarie per attività quali la pianificazione, l’esecuzione e il lavoro di verifica oltre al supporto alle lesson learned ed alla gestione della conoscenza.

Le informazioni e la documentazione devono essere disponibili e accessibili per analisi storiche.

Le informazioni relative al progetto ed alla gestione dei documenti devono essere intraprese in conformità con le politiche di conservazione e gestione delle informazioni dell’organizzazione.

Per gestire le informazioni e la documentazione di progetto, sono previste alcune pratiche raccolte nell’ambito del gruppo gestione delle informazioni e della reportistica:

Identificare quali informazioni debbano essere gestite

La pratica identificare quali informazioni debbano essere gestite consente di individuare quali informazioni e quale documentazione devono necessariamente essere identificate e gestite in conformità con i requisiti di riservatezza, sicurezza e accuratezza dei dati.

Archiviare e recuperare le informazioni e la documentazione

La pratica archiviare e recuperare le informazioni e la documentazione consente di definire un sistema per ricevere, identificare, archiviare e conservare in modo sicuro le informazioni e la documentazione, in modo tale che le informazioni e la documentazione possano essere distribuite e siano recuperabili solo da coloro che sono autorizzati ad accedervi.

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